Считайте не цену лицензии, а совокупную стоимость за пять лет: покупку или подписку, внедрение, проверку перед вводом, обучение, сопровождение и выход из системы. Затем сравните её с часами, которые система реально экономит. Лабораторная информационная система (ЛИС) окупается там, где много однотипных протоколов и сроков. При небольшом потоке могут быть достаточны таблицы и дисциплина.
Названий продавцов здесь нет: критерии подходят для любого варианта.
Обязательные требования
Стандарт не требует именно ЛИС. Он говорит о системах управления информацией, и п. 7.11 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 относится и к компьютерным, и к бумажным системам. Но если система у вас есть, она должна выполнять следующее.
| Требование | Источник | Что спросить у продавца |
|---|---|---|
| Проверка перед вводом и при изменениях, в том числе конфигурации | п. 7.11.2 | Какие материалы вы передаёте для проверки? Кто проверяет обновления? |
| Защита от чужого доступа, от искажения и потери данных | п. 7.11.3 | Как устроены роли, журнал действий, резервные копии? |
| Регистрация сбоев и принятых мер | п. 7.11.3 | Где фиксируются сбои, кому они видны? |
| Внешний поставщик соответствует применимым требованиям | п. 7.11.4 | Что это закрепляет в договоре? |
| Проверки расчётов и передачи данных | п. 7.11.6 | Как проверить формулы и обмен с прибором? |
| История изменений технических записей | п. 7.5 | Видны ли старое значение, автор и дата? |
| Оформление протокола | ГОСТ Р 58973-2020, п. 23.3 Критериев | Как настраивается форма протокола? |
| Резервное копирование, архив 3 года | п. 24.6 Критериев, для лабораторий из п. 24 | Как восстановить данные, проверяли ли вы это? |
| Сведения о протоколах за 5 рабочих дней | Приказ Минэкономразвития № 704 | Какие поля выгружаются для федеральной системы Росаккредитации (ФГИС)? |
Приказ № 704 делит лаборатории на две группы. Лабораториям из п. 4 нужен расширенный состав сведений: оборудование, объект, метод, показатели, результаты, даты, исполнители. Остальным хватает даты, номера и файла протокола. Сначала определите свою группу, иначе вы заплатите за лишнее или получите систему, которая не закрывает обязанность. Подробности в статье Что и когда передавать во ФГИС Росаккредитации.
Росаккредитация сообщила, что лаборатории с ЛИС могут подключаться к ФГИС и передавать данные напрямую. Спросите, есть ли такое подключение и кто платит за его настройку и поддержку.
Критерии, которые решают после покупки
- Шаблоны. Меняете ли вы протоколы и журналы сами или через платную заявку?
- Справочники. Кто обновляет методики и показатели при смене нормативки и сколько это стоит?
- Приборы. Какие подключаются, за чей счёт, что будет после замены прибора?
- Выход. В каком формате вы получите все данные при уходе, за какой срок, за какие деньги?
- Сбой. Как выдать протокол, если система недоступна?
- Права. Кто может изменить результат после утверждения?
- Поддержка. Какой срок реакции записан в договоре?
- Цена. Как меняется подписка со временем и от чего зависит: от числа людей, проб, модулей?
- Конфиденциальность. Где хранятся данные заказчиков и кто у поставщика имеет к ним доступ (п. 4.2)?
- Пробный запуск. Можно ли проверить систему на ваших данных до оплаты?
Как посчитать совокупную стоимость
Стоимость за 5 лет = покупка или подписка + внедрение + подключения + своё время + обучение + сопровождение + инфраструктура + изменения + выход
«Своё время» чаще всего забывают: настройка, перенос данных и проверка перед вводом идут параллельно обычной работе.
Пример (условный). ООО «Лаборатория-Пример», 8 человек, 3 000 протоколов в год. Все суммы придуманы для счёта и не являются ценами продавцов.
| Статья за 5 лет, ₽ | Вариант А: покупка | Вариант Б: подписка |
|---|---|---|
| Покупка или подписка | 600 000 | 900 000 |
| Настройка, шаблоны, перенос данных | 300 000 | 150 000 |
| Подключение приборов и ФГИС | 200 000 | 200 000 |
| Своё время: 300 ч × условные 800 ₽ | 240 000 | 240 000 |
| Обучение | 60 000 | 60 000 |
| Сопровождение и обновления | 500 000 | входит в подписку |
| Сервер и резервные копии | 150 000 | входит в подписку |
| Изменения при смене требований | 150 000 | 100 000 |
| Выгрузка данных при уходе | 50 000 | 50 000 |
| Итого | 2 250 000 | 1 700 000 |
Теперь считайте экономию. Замерьте до покупки, сколько времени занимают 5–10 протоколов от регистрации до передачи сведений.
| Сценарий (условный) | Часов в год | Экономия за 5 лет | А | Б |
|---|---|---|---|---|
| 10 минут на протокол + 100 ч на поиск и учёт | 600 | 2 400 000 ₽ | +150 000 ₽ | +700 000 ₽ |
| 5 минут на протокол + 100 ч на поиск и учёт | 350 | 1 400 000 ₽ | −850 000 ₽ | −300 000 ₽ |
Вывод из примера: результат зависит от минут на протокол сильнее, чем от цены лицензии. Поэтому не верьте общим обещаниям, замеряйте сами.
Важно. Сэкономленные часы становятся деньгами, только если их занимает платная работа или они снимают необходимость в найме. Иначе это удобство, а не окупаемость.
В деньги можно перевести и снижение рисков: меньше просроченных передач сведений, быстрый поиск записей при выездной оценке. Но считайте это отдельно и не складывайте с часами.
Когда ЛИС пока не нужна
- Поток небольшой, протоколы однотипны, ошибок и просрочек нет.
- Процедуры не устоялись: система закрепит беспорядок.
- Нет человека, который будет вести её после внедрения.
Таблицы тоже подходят, но требования п. 7.11 к ним применимы: защита файлов, проверка формул, резервные копии, понятные права.
Как внедрять
- Назначьте ответственного с выделенными часами.
- Запускайте по частям: сначала регистрация проб и протоколы, потом склад и приборы.
- Месяц ведите новую систему параллельно со старой на выборке проб.
- Запишите проверку перед вводом: что проверили, на каких данных, кто разрешил работу.
- Записывайте каждое изменение конфигурации и проверяйте его до ввода.
На чём обычно ошибаются
- Сравнивают цену лицензии, а не стоимость за пять лет.
- Не считают своё время на настройку, перенос данных и проверку.
- Не замеряют время до покупки, и через год сравнивать не с чем.
- Покупают модули «на вырост», которыми никто не пользуется.
- Не проверяют выгрузку данных до подписания договора.
- Оставляют в системе общий вход на несколько человек, и автор записи больше не виден.
- Не записывают проверку перед вводом, хотя стандарт её требует.
Частые вопросы
Нужно ли проверять коммерческую систему самим?
Примечание к п. 7.11.2 допускает, что программа с рынка при обычном использовании в своей области может считаться достаточно валидированной. Но настройки, шаблоны, формулы и обмен с приборами у каждой лаборатории свои, и изменения нужно утвердить, задокументировать и проверить до ввода.
Можно ли передавать сведения во ФГИС без ЛИС?
Сведения передаются через ФГИС, и обязанности использовать ЛИС приказ № 704 не вводит. Подключение ЛИС — способ передавать данные напрямую, а не обязанность.
Что важнее: покупка или подписка?
Ответа без расчёта нет. Сравните оба варианта на одном сроке, включите выгрузку данных при уходе и проверьте, как меняется подписка со временем.