Себестоимость пробы складывается из пяти статей: реактивы, оборудование, время людей, накладные расходы и потери на переделки. Считайте её по фактическим данным за прошлый год, а не по прайсу и не на глаз. На тендере к ней добавляются расходы именно этого контракта: так получается цена, ниже которой идти нельзя.
Все числа в материале условные. Они показывают ход расчёта и не отражают ни цены рынка, ни оплату труда. Подставьте свои данные.
Формула
С = Р + О + Т + Н + П
| Статья | Что входит | Как считать |
|---|---|---|
| Р — реактивы и расходные материалы | Реактивы, стандартные образцы (СО), питательные среды, фильтры, дистиллированная вода | Фактический расход на пробу, включая холостые и контрольные определения |
| О — оборудование | Амортизация, поверка, калибровка, обслуживание, ремонт | Годовые затраты на приборы этого анализа ÷ фактическое число проб в год |
| Т — время людей | Приём пробы, подготовка, измерение, расчёт, проверка, протокол, передача сведений в систему Росаккредитации (ФГИС) | Часы на пробу × стоимость часа |
| Н — накладные | Аренда, электричество, бухгалтерия, закупки, внутренний аудит, межлабораторные сличения (МСИ), обучение, оплата экспертиз | Годовая сумма ÷ часы всей лаборатории на пробах × часы на пробу |
| П — потери на переделки | Повторные определения, испорченные пробы, исправленные протоколы | (Р + О + Т + Н) × доля переделок |
Откуда взять данные:
- Реактивы. Расход берите из журнала учёта реактивов: сколько списано за год на этот вид анализа и сколько проб сделано. Просроченные партии тоже расход.
- Время. Засеките 5–10 обычных проб от приёма до выдачи протокола. Считайте весь путь, а не только работу прибора.
- Стоимость часа. Годовые выплаты сотрудникам со взносами ÷ часы, реально потраченные на пробы. Часы по табелю не подходят: в них отпуска, обучение и простой.
- Загрузка. Делите затраты на фактическое число проб, а не на паспортную производительность. Прибор, занятый наполовину, даёт вдвое больший расход на пробу.
- Общие приборы. Если прибор работает на несколько видов анализа, делите его затраты по часам работы, а не поровну.
- Накладные. Распределяйте их по часам, а не по пробам: долгий анализ должен нести большую долю.
- Доля переделок. Возьмите её из журнала несоответствий и записей внутрилабораторного контроля (ВЛК).
Условный пример
Пример (условный). ООО «Лаборатория-Пример», 8 человек. Сокращённый химический анализ питьевой воды, 10 показателей. Все суммы придуманы для счёта.
| Статья | Расчёт | ₽ на пробу |
|---|---|---|
| Р | По журналам | 900 |
| О | 360 000 ₽ в год ÷ 1 200 проб | 300 |
| Т | 3 ч × условные 800 ₽ в час | 2 400 |
| Н | 2 400 000 ₽ в год ÷ 6 000 ч × 3 ч | 1 200 |
| Промежуточный итог | 4 800 | |
| П | 5 % от 4 800 ₽ | 240 |
| Себестоимость | 5 040 |
Как использовать на тендере
Соберите три границы цены. Для этого добавьте к себестоимости расходы контракта: отбор и доставку проб, стоимость обеспечения исполнения, плату за участие. Условно на 200 проб в год это 800 ₽ на пробу.
| Граница | Расчёт | ₽ на пробу | Что значит |
|---|---|---|---|
| Прямые расходы | 900 + 800 | 1 700 | Ниже — убыток на каждой пробе при любой загрузке |
| Полная себестоимость | 5 040 + 800 | 5 840 | Ниже — контракт не окупает людей и накладные |
| Цена с запасом 10 % | 5 840 × 1,1 | 6 424 | Покрывает риски и даёт прибыль |
Допустим, условная начальная цена — 7 000 ₽ за пробу. Цена с запасом достигается при снижении на 8,2 %, полная себестоимость — на 16,6 %. Решите заранее, на сколько готовы снизить цену, и запишите это: на торгах считать поздно.
Порог в 25 %, с которого в конкурсе и аукционе по 44-ФЗ начинаются антидемпинговые меры, в примере даёт 5 250 ₽. Это уже ниже полной себестоимости. Значит, если мер ещё нет, цена не становится безопасной. Подробнее — в материале о тендерах.
Коридор между 1 700 и 5 840 ₽ — зона осознанного решения. Входить в него можно, только если есть свободные часы и приборы, контракт короткий и не вытесняет заказчиков, которые платят больше. Пересчитайте себестоимость при новой загрузке: в примере 200 дополнительных проб снижают её с 5 040 до 4 880 ₽, если хватает нынешних людей и приборов. Нужен новый сотрудник или прибор — считайте заново.
Итог зафиксируйте в листе анализа заявки: область, ресурсы, сроки, предельная цена, кто принял решение. Рассмотрение тендеров и договоров входит в п. 7.1 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, так что запись пригодится и для системы менеджмента.
Что ещё заложить в цену
- Рост цен на реактивы. По 44-ФЗ цена контракта твёрдая, поэтому подорожание за срок договора обычно остаётся на вас.
- Срочность. Короткие сроки хранения проб заставляют работать вне очереди, а это сдвигает другие заказы.
- Выезды. Дорога, простой машины и время пробоотборника считаются на выезд, а не на пробу.
- Кассовый разрыв. Реактивы и зарплата оплачиваются раньше, чем заказчик примет работу.
- Неустойки. Оцените, что будет, если сорвётся один срок, и сколько таких срывов выдержит цена.
Что ещё даёт расчёт
Себестоимость нужна не только для торгов.
- Прайс. Сравните её с ценой по каждому набору показателей. Наборы ниже полной себестоимости требуют решения: поднять цену, снизить потери или прекратить продажу.
- Главная статья затрат. В примере время людей занимает 2 400 ₽ из 5 040 ₽. Значит, основной резерв не в скидке на реактивы, а в организации работы: обработке проб партиями, шаблонах протоколов, меньшем числе повторов.
- Цена переделок. В примере 1 % переделок стоит 48 ₽ на пробу, или 57 600 ₽ в год на 1 200 проб. Это понятный довод, когда обсуждается бюджет на контроль и обучение.
- Новый прибор. Он оправдан, если снижение статей Т и П перекрывает рост статьи О при реальной загрузке.
Кто считает и как часто
Руководитель отвечает за решение. Бухгалтер даёт затраты. Менеджер по качеству (МК) даёт часы и долю переделок. Считайте отдельно по видам работ: химия и микробиология обычно отличаются и по времени, и по расходникам.
Пересчитывайте раз в год. Внепланово — при заметном росте цен на реактивы, новом приборе, новой методике или изменении загрузки.
На чём обычно ошибаются
- Считают только реактивы и зарплату испытателя, а накладные оставляют «на потом».
- Не считают время на проверку протокола и передачу сведений.
- Делят амортизацию на паспортную мощность прибора.
- Забывают про ВЛК, МСИ и контрольные определения.
- Берут одну среднюю цифру на все виды анализа.
- Ориентируются на чужую цену вместо своей себестоимости.
Частые вопросы
Нужно ли считать себестоимость по каждому показателю?
Не обязательно. Для начала хватит наборов, которые вы продаёте чаще всего. Отдельный показатель считайте, когда он требует своего прибора, дорогого стандартного образца или заметно меняет цену тендера.
Можно ли выйти на тендер ниже себестоимости?
Ниже прямых расходов смысла нет: каждая проба приносит убыток. Между прямыми расходами и полной себестоимостью это разовое решение руководителя при свободных мощностях. Компенсировать низкую цену сокращением контроля нельзя: требования к достоверности результатов от цены не зависят.
Как учесть расходы на аккредитацию?
Через накладные. Оплату экспертиз, участие в МСИ, внутренний аудит и обучение распределите на годы между процедурами, а затем включите в годовую сумму накладных расходов.