Регистр документов СМК в лаборатории — образец 2026
Для чего нужен документ
Регистр — единый список документов системы менеджмента качества (СМК): что действует, в какой редакции, с какой даты и где лежит. Он помогает выполнить пункт 8.3 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019: сотрудник работает по актуальной версии, а устаревшая не остаётся на рабочем месте. Пункт 8.2 требует, чтобы документация системы была доступна тем, кому она нужна; регистр показывает, где её найти.
В бланке две таблицы. В первую вносите свои документы: руководство по качеству, процедуры, инструкции, формы. Во вторую — внешние: стандарты, методики, санитарные правила. Внешние подводят чаще: документ заменили, а в папке лежит старый.
Регистр нужен менеджеру по качеству (МК) при ревизии, внутреннем аудите и подготовке к выездной оценке: эксперт может выбрать из него документы и проверить их на рабочем месте. Изменения внутри документа фиксируйте в листе регистрации изменений, рассылку подтверждайте листом ознакомления.
Как выглядит бланк
Лаборатория
Редакция 1 от 01.11.2026
РЕГИСТР документов системы менеджмента качества
- Подразделение
- Ответственный за ведение
- Состояние на дату
Внутренние документы
| № п/п | Обозначение | Наименование | Редакция | Дата введения | Владелец документа | Где находится | Следующий пересмотр | Статус |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Внешние документы
| № п/п | Обозначение | Наименование | Статус на дату проверки | Дата проверки | Источник проверки | Кто проверил | Где находится |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Снятую редакцию не удаляйте из таблицы: переведите её в статус «Снят» и укажите, где хранится архивный экземпляр.
Проверку внешнего документа подтверждайте датой и источником.
Испытательная лаборатория
Редакция 1 от 01.11.2026
РЕГИСТР документов системы менеджмента качества
- Подразделение
- Химико-аналитический отдел
- Ответственный за ведение
- Иванова А. П., менеджер по качеству
- Состояние на дату
- 30.10.2026
Внутренние документы
| № п/п | Обозначение | Наименование | Редакция | Дата введения | Владелец документа | Где находится | Следующий пересмотр | Статус |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | РК-01 | Руководство по качеству | 4 | 12.01.2026 | Иванова А. П. | Оригинал у менеджера по качеству; сервер, папка «СМК» | 01.2027 | Действует |
| 2 | СТО-01 | Управление документами и записями | 3 | 12.01.2026 | Иванова А. П. | Оригинал у менеджера по качеству; сервер, папка «СМК» | 01.2027 | Действует |
| 3 | СТО-02 | Персонал | 2 | 12.01.2026 | Смирнов Д. В. | Оригинал у менеджера по качеству; сервер, папка «СМК» | 01.2027 | Действует |
| 4 | СТО-03 | Оборудование и прослеживаемость | 2 | 02.02.2026 | Орлов И. С. | Оригинал у менеджера по качеству; экземпляр № 1 у ответственного за оборудование | 02.2027 | Действует |
| 5 | СТО-05 | Отбор и обращение с пробами | 4 | 01.10.2026 | Кузнецова Е. Н. | Оригинал у менеджера по качеству; экземпляр № 1 в зоне приёма проб | 10.2027 | Действует |
| 6 | СТО-05 | Отбор и обращение с пробами | 3 | 16.03.2026 | Кузнецова Е. Н. | Архив СМК, отметка «Снято 01.10.2026» | — | Снят |
Внешние документы
| № п/п | Обозначение | Наименование | Статус на дату проверки | Дата проверки | Источник проверки | Кто проверил | Где находится |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 | Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий | Действует | 05.10.2026 | Сайт Росстандарта | Иванова А. П. | Сервер, папка «Внешние» |
| 2 | ГОСТ Р 59024-2020 | Вода. Общие требования к отбору проб | Действует | 05.10.2026 | Сайт Росстандарта | Иванова А. П. | Сервер, папка «Внешние» |
| 3 | МИ-03 (условно) | Определение нитратов в воде фотометрическим методом | Действует | 05.10.2026 | Письмо разработчика методики | Кузнецова Е. Н. | Зона приборов, папка «Методики» |
| 4 | МИ-05 (условно) | Определение меди, цинка и свинца в почве атомно-абсорбционным методом | Действует | 05.10.2026 | Письмо разработчика методики | Кузнецова Е. Н. | Зона приборов, папка «Методики» |
Снятую редакцию не удаляйте из таблицы: переведите её в статус «Снят» и укажите, где хранится архивный экземпляр.
Проверку внешнего документа подтверждайте датой и источником.
Типичные ошибки, которые находят эксперты
- В регистре только внутренние документы. Стандарты и методики не учтены, поэтому проверить их актуальность не по чему.
- Редакция в регистре не совпадает с редакцией на рабочем месте: документ пересмотрели, а экземпляр в лаборатории не заменили.
- Нет даты проверки внешних документов. Отметка «действует» без даты и источника ничего не доказывает.
- В перечне остался заменённый документ, например ГОСТ 31861-2012 вместо ГОСТ Р 59024-2020.
- Снятые документы исчезают из регистра без следа. Нельзя понять, какая редакция действовала на дату конкретного протокола.
- Дата следующего пересмотра не заполнена, поэтому ревизия случается только перед аудитом.
Частые вопросы
Чем регистр документов отличается от реестра записей?
Регистр перечисляет документы, которые говорят, как работать: процедуры, инструкции, методики. Реестр записей перечисляет то, что получается в работе: журналы, протоколы, карточки, с местом и сроком хранения. Их можно вести одним файлом на разных листах, если понятно, что есть что и кто отвечает за каждую часть.
Нужно ли включать в регистр пустые формы?
Да, если форма утверждена и используется в работе: у неё есть обозначение и редакция, её тоже можно случайно взять устаревшей. Формы ведут отдельным блоком или указывают как приложения к своей процедуре. Заполненные журналы в регистр не входят: это уже записи, они учитываются по процедуре управления записями.
Как часто проверять актуальность стандартов?
ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 не называет конкретного срока, периодичность определяет сама лаборатория и записывает её в процедуре. Важнее, чтобы проверка была регулярной и оставляла след: дата, кто проверил, по какому источнику. Перед аудитом и выездной оценкой проверку стоит повторить, даже если срок ещё не наступил.
Можно ли вести регистр в Excel?
Можно. Важна не программа, а управляемость: понятно, кто вносит записи, какая версия файла действующая и как восстановить прежнюю. Храните файл в одном месте с ограниченным правом на изменение, а печатные копии помечайте датой. Иначе появится несколько разных регистров, и никто не скажет, какой из них верный.