Управление документацией
Что требуют пп. 8.2–8.4 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019: регистр, ревизия, рассылка, архив, записи. План на год, роли и вопросы эксперта.
Управление документацией нужно, чтобы на рабочем месте лежала действующая редакция, а лаборатория могла показать, по какой редакции работала на дату любого протокола. Основа процесса — регистр документов, плановая ревизия и записи об ознакомлении. Процесс входит в систему менеджмента качества (СМК) и закрывает пункты 8.2–8.4 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019.
Что требует стандарт
- П. 8.2, документация системы. Политика и цели записаны, а нужные документы доступны всем, кто участвует в работе лаборатории.
- П. 8.3, управление документами. Документ проверяют и утверждают до выпуска, периодически пересматривают, у него виден статус и редакция. Актуальная версия есть там, где работают, а устаревшая изъята или явно помечена.
- П. 8.4, управление записями. Записи разборчивы, защищены и легко находятся (пп. 8.4.1, 8.4.2). Срок хранения задаёт сама лаборатория.
Что сделать за год
Сроки устанавливает ваша процедура. Порядок работ обычно такой:
- Проверить актуальность внешних документов, записать дату и источник в регистр документов.
- Провести ревизию документов по плану и по поводам: новый стандарт, новая методика, итог аудита.
- Каждую правку оформлять в листе регистрации изменений, знакомить сотрудников по листу ознакомления.
- Перед внутренним аудитом сверить регистр с рабочими местами.
- Вынести итоги на анализ со стороны руководства.
Важно. В декабре 2026 года проверьте документы со сроками. Приказы № 707 и № 704 и приказ Минпромторга № 2510 действуют до 01.01.2027, СанПиН 1.2.3685-21 и 2.1.3684-21 — до 01.03.2027. На 30.10.2026 продление приказов № 704 и № 707 остаётся проектом.
Кто отвечает
Менеджер по качеству (МК) ведёт регистр и организует ознакомление. Владелец документа готовит новую редакцию и сообщает о замене или отмене. Руководитель лаборатории утверждает документы. Каждый сотрудник подписывается в листе ознакомления сам.
Что спросит эксперт
Что проверяет эксперт. Эксперт может выбрать строку регистра и найти этот документ на рабочем месте. Он сверит редакцию, спросит сотрудника, что изменилось в последней версии, и попросит показать, по какой редакции выпущен конкретный протокол. Отдельно смотрят внешние документы: когда проверена актуальность и по какому источнику.
Частые вопросы
Можно ли вести документы только в электронном виде?
Да, стандарт не задаёт носитель. Важно, чтобы были видны редакция и статус, у сотрудников был доступ к нужным документам, а записи были защищены от потери и незаметной правки.
Сколько хранить записи?
Срок задаёт сама лаборатория в процедуре управления записями: стандарт числа лет не называет. Учитывайте договоры с заказчиками и то, как долго может понадобиться поднять протокол.
Нужно ли учитывать внешние документы?
Да. Стандарты, методики и санитарные правила меняются без вашего участия. Для каждого запишите статус, дату проверки и источник.
Как сделать
Формы процесса
Бланк и образец заполнения открыты