г. Санкт-Петербург, ул. Таврическая, д. 17, каб. 326А ПоискЛичный кабинет

Журнал выдачи протоколов заказчикам — образец 2026

Ф-22п. 7.8, 4.2, 8.4 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019

Для чего нужен документ

Журнал отвечает на вопрос, кому, когда и как лаборатория передала результаты. Он поддерживает два требования ГОСТ ISO/IEC 17025-2019: конфиденциальность сведений заказчика (п. 4.2) и управление записями (п. 8.4). П. 7.8 задаёт требования к содержанию протокола, а журнал закрывает следующий шаг — передачу.

Главная проверка перед выдачей простая: получатель совпадает с тем, кто указан в заявке или договоре? Если приходит другой человек, нужна доверенность, а если просят отправить на новый адрес — подтверждение заказчика. Звонок «пришлите протокол, я от директора» основанием не считается.

Строка журнала хранит способ передачи, адрес или трек-номер и подтверждение получения. Эти записи пригодятся, если заказчик скажет, что протокол не получал, и помогут доказать срок выдачи по договору. При замене протокола в журнале видно, что новый документ дошёл до всех, кто получил прежний.

Кто ведётСотрудник, который передаёт протокол: менеджер по качеству, делопроизводитель или ответственный за работу с заказчиками.
Как частоНа каждую передачу, в тот же день. Один протокол может занимать несколько строк: скан, затем оригинал.
Сколько хранитьСрок задаёт сама лаборатория в процедуре управления записями (п. 8.4). Логично хранить журнал не меньше срока хранения протоколов и договоров.

Как выглядит бланк

Наименование организации
Лаборатория
Форма Ф-22
Редакция 1 от 01.11.2026

ЖУРНАЛ выдачи протоколов заказчикам

Начат
Окончен
Ответственный за ведение
№Дата и время№ протоколаЗаказчикПолучатель, основаниеСпособ, экземплярАдрес или трек-номерПодтверждение полученияВыдалПримечание

Перед выдачей сверьте получателя с заявкой или договором. Другой получатель — только с письменным подтверждением заказчика.

При замене протокола новый документ передают всем, кто получил прежний.

Ответственный за ведение

Реквизиты можно подставить в бланк: конструктор реквизитов. Они хранятся только в вашем браузере.

Что входит в Базовый комплект СМК

Типичные ошибки, которые находят эксперты

  • Протокол отправили на адрес из подписи письма, которого нет в заявке. Сведения ушли не тому, кто вправе их получить (п. 4.2).
  • Оригинал выдали представителю без доверенности или без отметки о ней.
  • Журнал вели задним числом: дата выдачи не совпадает с письмом или накладной.
  • После замены протокола новую версию получил только один адресат, а прежнюю — двое.
  • Нет подтверждения получения, поэтому спор о сроке нечем закрыть.
  • Отправили по открытой почте результаты с персональными данными, хотя в процедуре такого способа нет.

Частые вопросы

Можно ли отправлять протокол по электронной почте?

Да, если такой способ согласован с заказчиком в заявке или договоре и адрес указан там же. Опишите в процедуре формат файла, подпись и защиту от изменений. Сохраните отправленный файл и письмо. Если передаёте персональные данные, согласуйте способ передачи с ответственным за их обработку.

Нужно ли фиксировать, что протокол получен?

Стандарт этого прямо не требует, но запись защищает лабораторию. Подойдёт ответное письмо, отметка в системе электронного документооборота, подпись получателя или данные почты. Для срочных заказов и заказов со спорными условиями подтверждение особенно полезно.

Что делать, если заказчик просит выдать протокол другой организации?

Попросите письменное подтверждение от заказчика и запишите его в журнале. Без согласия заказчика сведения третьим лицам не передаются, если только этого не требует закон. В таком случае заказчику сообщают о передаче, если закон это не запрещает (п. 4.2.2).

Лист ожидания