Совмещать роли можно: ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 не требует отдельного человека на каждую функцию. Он требует другого: у людей должны быть полномочия и ресурсы независимо от других обязанностей (п. 5.6), ответственность должна быть определена (п. 5.5), а риски для беспристрастности выявлены и закрыты (п. 4.1). Опасно не само совмещение. Опасно, когда человек проверяет себя сам или когда одна его обязанность давит на другую.
Ограничения, которые совмещением не обойти
Для лабораторий, которые работают на обязательное подтверждение соответствия или где аккредитация требуется законом, действует п. 24 Критериев (Приказ Минэкономразвития № 707):
- руководитель и его заместители работают в штате по основному месту работы;
- штатные работники обеспечивают испытания не менее чем по половине включённых в область стандартов из перечней к техническим регламентам (точная формулировка — в п. 24.2);
- работник, выполняющий испытания по области, может работать по трудовому договору только в одной лаборатории;
- нужны профильное образование и опыт: не менее 2 лет для обязательного подтверждения соответствия, не менее 1 года, если аккредитация требуется законом;
- человек без этих требований может работать под контролем, но не подписывает протоколы (п. 24.1).
Что совмещать и чем закрывать риск
Таблица — ориентир, а не норма. Решение принимает лаборатория по своим рискам.
| Сочетание | Оценка | Чем закрыть риск |
|---|---|---|
| Менеджер по качеству (МК) + испытатель | Обычно приемлемо | Выделить часы на систему менеджмента; аудит своего участка проводит другой |
| МК + ответственный за оборудование | Обычно приемлемо | Руководитель выборочно смотрит записи |
| Руководитель + МК | Приемлемо с оговоркой | Некому докладывать о системе (п. 5.6 d): нужен внешний взгляд, например привлечённый аудитор |
| Руководитель + подпись протоколов | Обычно приемлемо | Оформить полномочие и подтвердить компетентность |
| Испытатель + проверка своего протокола | Рискованно | Проверяет другой сотрудник, хотя бы выборочно |
| Продажи + утверждение протоколов | Рискованно | Разделить или закрепить правило: разговор о цене не влияет на результат (п. 4.1.3) |
| Премия от оборота заказчика + подпись протоколов | Рискованно | Убрать связь: примечание к п. 4.1.4 упоминает комиссионные и другие стимулы среди возможных источников риска |
| Внутренний аудитор + аудит своей работы | Не делать | Перекрёстный аудит или внешний специалист |
Стандарт допускает, что отношения не всегда создают риск, но при обнаружении риска лаборатория должна показать, как его устраняет или снижает (пп. 4.1.4, 4.1.5). Подробнее — в статье Риски беспристрастности: как выявить и закрыть.
Условное распределение на 4 человека
Пример (условный). ООО «Лаборатория-Пример», 4 человека, одно направление.
| Сотрудник | Основная роль | Дополнительно | Кто замещает |
|---|---|---|---|
| Иванова А. П. | Руководитель | Утверждает протоколы, проводит анализ со стороны руководства | Кузнецова Е. Н. |
| Смирнов Д. В. | Менеджер по качеству | Документы, программа аудитов, сведения в систему Росаккредитации, проверка протоколов | Орлов И. С. |
| Кузнецова Е. Н. | Ведущий испытатель | Верификация методик, внутрилабораторный контроль | Иванова А. П. |
| Орлов И. С. | Испытатель | Оборудование, поверка, реактивы | Смирнов Д. В. |
Цепочка протокола здесь такая: готовит Орлов И. С. или Кузнецова Е. Н., проверяет Смирнов Д. В., утверждает Иванова А. П. Каждый шаг делает другой человек. Если Смирнов Д. В. сам выполнял испытание, протокол проверяет Кузнецова Е. Н.
Аудит идёт перекрёстно: Смирнов Д. В. проверяет испытания и оборудование, Кузнецова Е. Н. проверяет систему менеджмента. Работу самого МК смотрит она же, а итоги разбирает руководитель.
В этой схеме замещение — самое слабое место. У каждого заместителя должны быть подтверждённая компетентность и оформленное полномочие. Иначе в отпуск уходит не человек, а функция.
Как оформить
- Определите структуру. Опишите роли и связи между ними (п. 5.5). Подойдёт приказ о распределении обязанностей и должностные инструкции. Каждому сотруднику доведите его обязанности и полномочия (п. 6.2.4).
- Заполните матрицу. Стандарт перечисляет работы, на которые нужны полномочия: разработка и верификация методов, анализ результатов, подготовка, проверка и утверждение отчётов (п. 6.2.6). Отразите их в матрице компетентности.
- Оформите допуск. Для каждого допуска, включая замещение, держите лист допуска: записи о наделении полномочиями требует п. 6.2.5.
- Внесите риски. Каждое рискованное совмещение — отдельная строка в реестре рисков: риск, мера, кто и когда проверяет.
- Посчитайте часы. Пункт 5.6 говорит не только о полномочиях, но и о ресурсах. Запишите, сколько времени в неделю уходит на вторую роль, и защищайте эти часы от срочных проб. Условно: 8 часов в неделю на систему менеджмента.
Настройка матрицы разобрана в статье Как составить матрицу компетентности.
Как понять, что совмещение не работает
- Сроки внутрилабораторного контроля (ВЛК), аудитов и передачи сведений срываются регулярно.
- Один человек единственный знает, как устроен участок.
- Вторая роль выполняется только перед выездной оценкой.
- Запись о проверке делает тот же человек, который выполнял работу.
- Руководитель обсуждает с заказчиком результат до выдачи протокола.
Эти признаки стоит разбирать на анализе со стороны руководства. Часто решение — не найм, а перераспределение работ, например передача закупок реактивов лаборанту. Если часов всё равно нет, это управленческое решение: сокращать работы, область или нанимать.
Лаборатория внутри предприятия
Если лаборатория — подразделение предприятия, совмещение возникает и за её пределами. Стандарт требует определить её место в головной организации (п. 5.5) и назвать руководство, которое несёт полную ответственность за лабораторию (п. 5.2). Лаборатория не должна допускать коммерческое, финансовое или иное давление (п. 4.1.3).
Посмотрите на три ситуации:
- заведующий лабораторией подчиняется начальнику производства, чью продукцию проверяет;
- сотрудник лаборатории параллельно работает в контролируемом цехе;
- результаты обсуждают с производством до выдачи протокола.
Что сделать: выстроить подчинение так, чтобы руководитель лаборатории не зависел от тех, чьи результаты проверяет; письменно закрепить, что менять результат по просьбе подразделения нельзя; внести такие связи в реестр рисков с мерой и датой пересмотра.
Что спрашивает эксперт
Что проверяет эксперт. Кто подпишет протокол, если вас нет, и где это полномочие оформлено? Кто проверял вашу собственную работу? Кто проводил аудит и не свой ли участок он смотрел? Как вы выявили риски для беспристрастности и что с ними сделали? Сколько времени у МК на систему менеджмента?
Частые вопросы
Может ли руководитель лаборатории быть менеджером по качеству?
Стандарт этого не запрещает. Но п. 5.6 предполагает доклад руководству о работе системы, а докладывать себе самому бессмысленно. Закройте риск внешним аудитом или привлечённым специалистом и явно зафиксируйте это в реестре рисков.
Может ли один человек провести испытание, проверить и утвердить протокол?
Стандарт называет подготовку, проверку и утверждение отчётов отдельными видами работ, на которые нужны полномочия, но не требует трёх разных людей. Однако один человек на всех шагах сам себя не проверит. Если лаборатория совсем мала, разделите хотя бы проверку и добавьте выборочный контроль.
Можно ли взять испытателя по совместительству?
Для лабораторий из п. 24 Критериев учтите два ограничения. Работник, выполняющий испытания по области, может работать по трудовому договору только в одной лаборатории. Штатные работники по основному месту работы должны обеспечивать испытания не менее чем по половине включённых в область стандартов из перечней к техническим регламентам.