Матрица компетентности — таблица, в которой строки это сотрудники, столбцы это работы, а на пересечении стоит отметка: кто что выполняет и на каком уровне. Столбцы берите из области деятельности, а не из штатного расписания. Каждая отметка должна опираться на документ, иначе матрица остаётся мнением руководителя.
Отдельного требования вести матрицу в ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 нет. Стандарт требует управлять компетентностью и хранить записи (пп. 6.2, 6.2.5), а матрица собирает эти сведения на одном листе. Менеджер по качеству (МК) ведёт её, заведующий лабораторией утверждает.
Шаг 1. Выпишите работы
Возьмите область деятельности или область аккредитации и разбейте её на работы, которые выполняют разные люди.
- отбор проб;
- приём и подготовка проб;
- группы методов: титриметрия, фотометрия, хроматография;
- верификация методик;
- проверка результатов;
- подпись протоколов.
В малой лаборатории хватит столбца на группу методов. Если внутри группы работа сильно различается, сделайте отдельный столбец на методику. Проверьте обратное: каждая работа из области должна иметь столбец.
Шаг 2. Внесите людей
В строки попадают все, чья работа влияет на результат: штатные сотрудники, совместители, те, кто отбирает пробы на выезде, руководитель, если он проверяет результаты или подписывает протоколы. Укажите должность и дату состояния матрицы. Отдельно отметьте, кто работает по совместительству: для лабораторий из п. 24 Критериев аккредитации важен штат по основному месту работы.
Шаг 3. Договоритесь об обозначениях
Запишите обозначения в шапке, чтобы отметка значила одно и то же у всех. В бланке матрицы компетентности используется такая шкала:
| Отметка | Значение | Что должно стоять за ней |
|---|---|---|
| — | Не выполняет | Ничего |
| О | Обучается, работает под надзором | Назначен наставник, результаты проверяются |
| С | Работает самостоятельно | Лист допуска на эту работу |
| Н | Работает самостоятельно и может быть наставником | Лист допуска и решение руководителя |
Шаг 4. Поставьте отметки по документам
Не заполняйте матрицу по памяти. Для каждой отметки откройте лист допуска и запись о проверке. Если документа нет, ставьте «О» и включайте работу в план обучения или оформляйте допуск по порядку.
Добавьте два столбца: «Последний мониторинг» и «Следующий мониторинг». Они показывают, кого давно не проверяли. Дату берите из записи, а не назначайте всем одну. О том, что считать проверкой, написано в материале о мониторинге компетентности.
Шаг 5. Найдите пробелы
Готовая матрица нужна не для папки. Просмотрите её по столбцам и строкам:
- Работа без исполнителя. Работа есть в области, а отметок «С» и «Н» нет.
- Один исполнитель. При болезни или увольнении работа встанет. Запишите это как риск в реестр рисков и подготовьте замену.
- Нет наставника. Некому обучать нового сотрудника.
- Просрочен мониторинг. Дата следующей проверки уже прошла.
- Отметка без допуска. Основания нет, значит, отметка неверна.
Найденные пробелы становятся темами плана обучения.
Важно. Если у лаборатории работы по обязательному подтверждению соответствия или аккредитация требуется законом, сверьте матрицу с п. 24 Критериев аккредитации (приказ № 707, действует до 01.01.2027). Штатные работники по основному месту работы должны обеспечивать испытания не менее чем по половине включённых в область стандартов из перечней к техническим регламентам. Опыт — не менее 2 лет для обязательного подтверждения соответствия и не менее 1 года, если аккредитация требуется законом.
Условный пример
Условная лаборатория на 8 человек, ООО «Лаборатория-Пример». Показана часть матрицы, данные условные.
| Сотрудник | Отбор проб | Титриметрия | Фотометрия | Проверка результатов | Подпись протоколов | Следующий мониторинг |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Смирнов Д. В., заведующий | — | С | С | Н | С | 03.2027 |
| Кузнецова Е. Н., ведущий инженер | С | Н | Н | С | — | 05.2027 |
| Орлов И. С., инженер | Н | С | С | — | — | 06.2027 |
| Иванова А. П., МК | — | — | О | — | — | 02.2027 |
Что видно из таблицы:
- протоколы подписывает один человек. Нужен второй подписант с допуском или порядок на случай отсутствия;
- отбор проб держится на двух сотрудниках, это приемлемо, если они могут заменять друг друга;
- Иванова А. П. обучается фотометрии, значит, должен быть назначен наставник и период надзора.
Как поддерживать матрицу
Обновляйте матрицу при событии, а не по календарю:
| Событие | Что изменить |
|---|---|
| Приём, перевод, уход сотрудника | Строку сотрудника, сведения о работниках в Росаккредитации |
| Новая методика или новый метод | Новый столбец или новые отметки |
| Подписан лист допуска | Отметку и дату |
| Проведён мониторинг | Даты последнего и следующего мониторинга |
Сведения о работниках и их изменения передаются через федеральную государственную информационную систему (ФГИС) Росаккредитации в течение 10 рабочих дней после изменения, но не позднее начала работы. Основание — приказ № 704, срок его действия до 01.01.2027.
Прежние редакции матрицы сохраняйте. Они показывают, у кого был допуск на дату конкретного протокола. Общую сверку удобно делать перед внутренним аудитом и анализом со стороны руководства.
На чём обычно ошибаются
- Матрица составлена по должностям, поэтому из неё не видно, кто допущен к методике.
- Отметка «самостоятельно» стоит, а листа допуска нет.
- Нет столбцов про проверку результатов и подпись протоколов, хотя эти полномочия тоже закрепляют за людьми.
- Матрицу забыли обновить при новой методике.
Что проверяет эксперт. Эксперт может выбрать отметку в матрице и попросить показать лист допуска и запись мониторинга. Или пойти от протокола: кто выполнил испытание и был ли у него допуск на эту дату.
Частые вопросы
Обязательна ли матрица компетентности?
Стандарт не требует документа с таким названием. Он требует определять компетентность и хранить записи (п. 6.2.5). Матрица — удобный способ показать это на одном листе, хотя возможны и другие.
Как часто обновлять матрицу?
При каждом приёме, переводе, уходе, новой методике, допуске и мониторинге. Дополнительно делайте общую сверку с периодичностью из вашей процедуры.
Нужно ли включать руководителя и менеджера по качеству?
Да, если они выполняют работы, влияющие на результат: проверяют результаты, подписывают протоколы, ведут испытания. Если таких работ нет, в столбцах будут прочерки.