Риск беспристрастности — обстоятельство, из-за которого результат лаборатории может зависеть не только от данных, но и от денег, давления или личных связей. Пункт 4.1 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 требует выявлять такие риски постоянно и уметь показать, как они устранены или снижены. Сами по себе отношения с заказчиком или собственником риском не считаются: важно, могут ли они повлиять на работу.
Закрыть риск не значит разорвать связи. Значит отделить решение о результате от того, кто в этом результате заинтересован.
Шаг 1. Закрепите обязательства руководства
Руководитель лаборатории письменно заявляет, что работа ведётся беспристрастно и давление на результаты недопустимо. Заявление доводят до всех сотрудников: подойдёт лист ознакомления. Формулировка должна совпадать с тем, что происходит на деле. Если премия зависит от числа протоколов, а в заявлении сказано обратное, это первое, что нужно разобрать.
Шаг 2. Пройдите по источникам риска
Менеджер по качеству (МК) и руководитель вместе проходят по таблице. Примеры условные.
| Источник | Что проверить | Условный пример |
|---|---|---|
| Собственник, вышестоящая организация | Могут ли они влиять на результаты | Лаборатория завода проверяет продукцию этого завода |
| Заказчики | Есть ли зависимость от одного заказчика | Один заказчик даёт большую часть выручки |
| Личные связи | Родство и знакомство с заказчиками | Родственник инженера работает у заказчика |
| Оплата труда, договоры | Зависит ли доход от объёма или от результата | Премия за число протоколов, вознаграждение за привлечение клиентов |
| Общие ресурсы | Разделены ли люди, приборы, помещения | Сотрудник лаборатории работает и в производственном цехе |
| Совмещение обязанностей | Не проверяет ли человек сам себя | Один человек принимает заказ, делает анализ и подписывает протокол |
| Реклама, продажи | Не обещают ли заказчику итог | Менеджер обещает результат «в норме» до начала анализа |
| Аренда, поставки | Зависит ли лаборатория от заказчика иначе | Арендодатель помещений заказывает анализы |
Шаг 3. Соберите сведения от сотрудников
Руководитель всех связей не знает. Раз в заданный период попросите каждого сотрудника ответить письменно: есть ли родственники или иные интересы у заказчиков, есть ли другая работа, были ли просьбы повлиять на результат. Новые обстоятельства сотрудник сообщает сразу, не дожидаясь опроса. Такая обязанность должна быть записана в процедуре или должностной инструкции.
Шаг 4. Оцените и назначьте меры
Запишите риски в реестр и выделите их отдельно. Шкала та же, что для остальных рисков. Для каждого риска нужна мера, которую можно показать.
| Риск (условно) | Мера | Чем подтвердить |
|---|---|---|
| Арендодатель заказывает анализы и может давить на результат | Заказы арендодателя проверяет второй сотрудник, условия аренды не связаны с объёмом заказов | Отметка второй проверки в журнале, договор аренды |
| Родственник инженера работает у заказчика | Инженера не назначают на пробы этого заказчика | Запись в реестре, распределение работ |
| Премия зависит от числа протоколов | Показатель премии заменён, в него добавлено качество записей | Положение об оплате |
| Один человек ведёт работу от заказа до подписи | Проверку и подпись выполняет другой сотрудник | Подписи в протоколах |
В малой лаборатории разделить всё не получится. Совмещение ролей допустимо, если видно, как снижен риск. Варианты разобраны в материале о совмещении ролей.
Шаг 5. Опишите, что делать при давлении
Сотрудник должен знать порядок заранее:
- Результат не менять и не «перепроверять до нужного значения».
- Записать, кто и о чём просил.
- Сообщить МК или руководителю в тот же день.
- Руководитель отвечает заказчику сам и решает, нужны ли меры.
Если давление идёт от руководителя, сотруднику нужен другой канал: например, вышестоящее лицо организации. Назначьте его заранее.
Шаг 6. Пересматривайте при событиях
Стандарт говорит о постоянном выявлении, поэтому одной записи в год мало. Поводы для внепланового пересмотра:
- новый крупный заказчик или новый вид работ;
- смена собственника, руководителя, арендодателя;
- приём сотрудника, новая подработка;
- новая система оплаты;
- жалоба на необъективность.
Итоги пересмотра МК приносит на анализ со стороны руководства. Отметку о них удобно сделать в протоколе анализа.
Пример (условный). ООО «Лаборатория-Пример» входит в группу компаний и проверяет воду для соседнего предприятия группы. Директор предприятия просит заранее сообщать результаты «выше нормы», чтобы успеть пересдать пробу. Инженер Орлов И. С. отказывает, записывает просьбу и сообщает МК Ивановой А. П. Руководитель Смирнов Д. В. отвечает директору письменно. В реестре появляется риск с мерой: результаты выдаются только протоколом, в договор добавлено условие о порядке выдачи. МК проверяет выборку заказов этого предприятия при следующем аудите.
Что должно быть в записях
- заявление руководства и отметки об ознакомлении;
- выделенные риски беспристрастности с датой пересмотра;
- ответы сотрудников и обязанность сообщать о новых обстоятельствах;
- решения об отводе и о проверке вторым сотрудником;
- записи о случаях давления и о том, что было сделано.
На чём обычно ошибаются
- Заявление есть, а рисков в реестре нет, хотя у лаборатории очевидные связи с заказчиками.
- Риски выявили один раз при подготовке к аккредитации.
- Мера записана общими словами: «соблюдать беспристрастность». Показать её выполнение нельзя.
- Сотрудники не знают, кому сообщить о давлении.
Что проверяет эксперт. Эксперт может спросить сотрудника, что тот сделает при просьбе изменить результат, и сверить реестр с тем, что знает о собственниках, заказчиках и совмещении обязанностей. Запись «рисков нет» у лаборатории с очевидными связями вызовет вопросы.
Частые вопросы
Лаборатория принадлежит заводу и проверяет его продукцию. Это нарушение?
Само по себе нет. Стандарт не запрещает такие отношения, но лаборатория должна выявить этот риск и показать, как защищает результаты от влияния завода: кто принимает решения, кому подчиняются сотрудники, кто подписывает протоколы.
Обязательно ли заявление о беспристрастности?
Стандарт требует обязательств руководства. Заявление — простой способ их показать. Важнее, чтобы сотрудники могли объяснить, что оно значит в их работе.
Как часто опрашивать сотрудников?
Срок стандарт не задаёт, его определяет лаборатория. Удобно совместить опрос с подготовкой к анализу со стороны руководства, а новые обстоятельства принимать сразу.