Анализ со стороны руководства проводит руководитель лаборатории: он рассматривает обязательные входные данные и записывает решения с ответственными и сроками. Менеджер по качеству (МК) готовит данные и ведёт протокол. Пункт 8.9 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 не задаёт конкретного срока, он требует запланированных интервалов, а также записи входных данных (п. 8.9.2) и решений (п. 8.9.3).
Шаг 1. Задайте период и дату
Запишите в процедуре, как часто проводится анализ. Удобно раз в год, например в начале года, когда известны итоги прошлого. Назначьте дату заранее, чтобы успеть собрать данные. При крупных изменениях проведите внеочередной анализ.
Условный календарь подготовки:
| Когда | Что сделать | Кто |
|---|---|---|
| За 4 недели | Запросить данные по участкам | МК |
| За 2 недели | Свести данные, сверить цифры с журналами | МК |
| За неделю | Передать сводку руководителю | МК |
| В день анализа | Провести совещание, принять решения | Руководитель |
| В течение недели после | Оформить и утвердить протокол | МК, руководитель |
Шаг 2. Соберите входные данные
Обязательный состав задан в стандарте. Ниже он пересказан своими словами вместе с тем, где взять сведения.
| Входные данные | Где взять |
|---|---|
| Изменения внутри и вокруг лаборатории | Приказы, новые нормативные акты, смена людей и собственников |
| Выполнение целей | Цели на период, фактические показатели |
| Пригодность политик и процедур | Итоги аудитов, предложения сотрудников |
| Статус решений прошлого анализа | Прошлый протокол |
| Результаты внутренних аудитов | Отчёты об аудитах, сводка находок |
| Корректирующие действия | Карты действий, журнал несоответствий |
| Оценки внешних органов | Акты экспертизы, результаты проверок |
| Изменения объёма и видов работ | Журнал протоколов, область деятельности |
| Отзывы заказчиков и сотрудников | Анкеты, обращения, разговоры с сотрудниками |
| Жалобы | Журнал жалоб |
| Результативность улучшений | Что внедрили и что это дало |
| Достаточность ресурсов | Штат, оборудование, помещения, бюджет |
| Результаты выявления рисков | Реестр рисков и возможностей |
| Достоверность результатов | Внутрилабораторный контроль (ВЛК), межлабораторные сличения (МСИ) |
| Другие факторы | Мониторинг деятельности, обучение персонала |
Сведите данные на нескольких страницах: цифра, вывод, предложение. Руководителю нужны не копии журналов, а то, что из них следует. Проверьте, что цифры совпадают с журналами: число записей в журнале несоответствий и в сводке должно быть одинаковым.
Шаг 3. Проведите анализ
Пригласите тех, кто отвечает за процессы: метролога, руководителей групп. Начните со статуса прошлых решений: что выполнено и что нет. Затем пройдите все разделы. На каждом разделе задайте три вопроса: что видно, что это значит, что будем делать. Если данные показывают проблему, сразу назовите, кто разберёт причину и к какому сроку.
Руководитель принимает решения сам. Если он только подписывает готовый текст, это не анализ, и в протоколе это будет заметно.
Шаг 4. Запишите решения
Решения относятся к четырём направлениям, и по каждому в протоколе должен быть вывод.
| Направление | Условный пример решения |
|---|---|
| Результативность системы и процессов | Система результативна, на контроле полнота записей при приёмке проб |
| Улучшение работы | Сократить срок выдачи протокола по почве, цель на следующий год |
| Ресурсы | Обучить второго исполнителя по показателю, выделить бюджет на резервный прибор |
| Необходимые изменения | Изменить процедуру приёма проб, расширить программу аудитов |
У каждого решения есть ответственный, срок и понятный результат. Фраза «система результативна» без решений требования не закрывает. Цели формулируйте так, чтобы их можно было проверить: не «повысить качество», а показатель с числом и сроком.
Шаг 5. Оформите протокол
В протоколе анализа укажите дату, участников, период, рассмотренные данные, выводы и решения. Если по разделу ничего не произошло, оставьте его и напишите об этом. Приложите сводку или сошлитесь на документы, например на отчёты об аудитах и реестр рисков. Образец нужно адаптировать к вашей структуре и процедурам.
Пример (условный). ООО «Лаборатория-Пример», 8 человек, анализ за 2026 год. Статус прошлых решений: два из двух выполнены, второй аудитор подготовлен, спектрометр введён в работу. Аудиты: 4 проведены, 3 несоответствия, все закрыты. Жалобы: 2, обе подтвердились, причина — сроки и адрес в протоколе. Вывод: система результативна, слабое место — записи при приёмке проб. Решения: поставить цели на 2027 год, ответственная Иванова А. П., срок 15.01.2027; обучить дублёра по почве, ответственный Смирнов Д. В., срок 30.06.2027.
Шаг 6. Следите за выполнением
МК отслеживает решения в течение года. Если срок прошёл, запишите причину и новый срок. Решения о ресурсах доводите до того, кто распоряжается бюджетом. Следующий анализ начинается с их статуса: это один из обязательных входных разделов.
Выводы анализа используйте при составлении следующей программы аудитов и целей на новый период.
На чём обычно ошибаются
- Нет части обязательных данных: чаще всего изменений условий работы, отзывов сотрудников или ресурсов.
- Решений нет, протокол заканчивается общей фразой.
- Решения без ответственного и срока.
- Прошлые решения не проверены.
- Цифры в протоколе расходятся с журналами.
- Риски и итоги ВЛК упомянуты, но выводов из них нет: сравните с реестром рисков и контрольными картами.
Что проверяет эксперт. Эксперт может пройти по списку входных данных, сверить цифры с журналами и выбрать одно решение, чтобы увидеть его выполнение. Вопрос руководителю о результатах анализа покажет, участвовал ли он сам.
Частые вопросы
Кто должен участвовать?
Стандарт состава не задаёт, анализ проводит руководство. На практике приглашают МК, метролога и руководителей групп. В малой лаборатории это могут быть двое-трое сотрудников, главное — чтобы решения принимал руководитель.
Можно ли совместить анализ с другим совещанием?
Да, если все входные данные рассмотрены и решения записаны. Отдельный протокол удобнее: его проще показать при оценке.
Как быть, если у лаборатории есть система менеджмента организации?
Анализ может идти в её рамках, но в нём должны быть видны все входные данные по лаборатории. Если лаборатория применяет вариант B по п. 8.1 стандарта, проверьте по его условиям, какие пункты закрывает общая система.